Je hebt voor je werk misschien een telefoon nodig. Een telefoon van de zaak dus. Maar hoe krijg je die van je werkgever en wat zijn precies de regels?
Telefoon van de zaak: wanneer krijg je die?
Volgens de belastingdienst moet er sprake zijn van het ‘noodzakelijkheidscriterium’. Je voldoet hieraan als je de telefoon van de zaak ook echt nodig hebt om je werk (goed) te kunnen uitvoeren. Je werkgever bepaalt of dit zo is. Het moet ook zo zijn dat je de telefoon voor minstens 10% zakelijk gebruikt.
Wel of niet voldoen aan het criterium
- Voldoe je aan het criterium? Je werkgever mag je dan een telefoon van de zaak belastingvrij aanbieden.
- Voldoe je niet aan het criterium? Je werkgever mag je geen telefoon van de zaak belastingvrij aanbieden.
Twijfelt de belastingdienst over de noodzaak van het gebruik van de telefoon van de zaak voor jouw functie? Dan ligt de bewijslast bij hen.
Je krijgt een extra telefoon naast je persoonlijke telefoon. Wil je met je eigen telefoon zakelijk werken? Kies dan niet voor een telefoon van de zaak, maar voor een
telefoonvergoeding van de zaak.
Mag je de telefoon van de zaak ook privé gebruiken?
Als je werkgever het toestaat, mag je de telefoon van de zaak ook privé gebruiken. Voor de belastingdienst maakt dit in elk geval niets uit, als je gebruik maar voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. Blijf dus onthouden dat je je telefoon altijd voor 10% of meer zakelijk moet gebruiken.
Wat spreek je precies af met je werkgever?
Als je een telefoon van de zaak mag gebruiken, dan blijft je werkgever
eigenaar van de telefoon. Je maakt wel samen afspraken over:
- Het merk en model van de telefoon
- Het gebruik en de manier van beveiliging
- De kosten voor het onderhoud (voor als de telefoon kapot gaat)
- De kosten voor mobiele data (ook voor data in het buitenland)
- Jouw privacy. Hoe wordt die gewaarborgd tijdens het gebruik?
- De momenten van teruggave van de telefoon of eventuele teruggave van de restwaarde
Zodra de afspraken rond zijn, teken je samen een telefoonovereenkomst. Begin je net met je baan? Het kan dan zo zijn dat de afspraken over de telefoon meteen in je arbeidsovereenkomst komen te staan. Werk je al een poosje voor het bedrijf, dan stel je meestal een aparte overeenkomst op. Dat is dus de telefoonovereenkomst.
Wie betaalt voor de telefoon van de zaak?
Hierover moet je drie belangrijke zaken weten:
- Je werkgever betaalt voor de telefoon van de zaak. Dit is zelfs ook een voorwaarde voor het noodzakelijkheidscriterium.
- Je werkgever betaalt ook voor het dataverbruik. De rekeningen komen dan ook bij de werkgever terecht.
- Je werkgever mag de kosten van het én de kosten van het dataverbruik NIET aan jou doorberekenen.
Je werkgever mag je wel om een eigen bijdrage vragen als je een beter of duurder merk of model wilt gebruiken. Je betaalt dan het verschil tussen het oorspronkelijke merk of model (de telefoon die je werkgever in eerste instantie voor ogen had) en het merk of model dat je wilt hebben. Bedenk wel dat je werkgever eigenaar blijft van de telefoon.
Belangrijk: let ook op wie de factuur (vooraf) betaalt!
De factuur van de telefoon moet ook op naam komen te staan van je werkgever. Dat is voor zijn of haar eigen administratie belangrijk, onder meer om aan te kunnen tonen dat er geen belasting over de telefoon betaald hoeft te worden.
Betaal je zelf voor de telefoon en stuur je de factuur door naar je werkgever? Je werkgever moet dan wel belasting (btw) betalen over de telefoon. Deze btw bedraagt 21% en dat is (onnodig) extra geld aangezien er een speciale regeling voor bestaat vanuit de belastingdienst.
Hoe betaalt je werkgever dan voor de telefoon?
Je werkgever betaalt voor je telefoon via de werkkostenregeling. Juist onder deze regeling hoeft je werkgever geen belasting te betalen over de aanschaf van de telefoon. Vandaar dat de tenaamstelling van de factuur belangrijk is om op te letten.
Wanneer moet je werkgever wél belasting betalen over de telefoon?
Voorheen beschouwde de belastingdienst een telefoon van de zaak als loon. Nu niet meer. Je werkgever hoeft dus geen belasting te betalen over de telefoon van de zaak, zolang de kosten voor de telefoon maar binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling blijven. Stijgen de kosten daar wel bovenuit? Dan moet je werkgever wél belasting betalen over de telefoon.
Wanneer moet je de telefoon teruggeven aan je werkgever?
Je geeft je telefoon terug aan je werkgever in de volgende gevallen.
- Je arbeidsovereenkomst stopt.
- Je krijgt een nieuwe functie binnen het bedrijf (en je hebt voor dit nieuwe werk geen telefoon nodig).
Het is ook mogelijk dat je je werkgever de restwaarde van de telefoon moet terugbetalen. Dit is de waarde die overblijft na het gebruik van je telefoon over een bepaalde periode.
Telefoon van de zaak als secundaire arbeidsvoorwaarde
Het gebruik van een telefoon van de zaak is een secundaire arbeidsvoorwaarde. Dit soort arbeidsvoorwaarden zijn nadrukkelijk bedoeld om je werk makkelijker te maken. Bovendien trekken bedrijven met deze voorwaarden vaak nieuwe medewerkers, en dus nieuw talent, aan.
Een telefoon van de zaak is voor veel werknemers dan ook zeker een aantrekkelijke voorwaarde. Je kunt immers veel werk doen met en op je telefoon: appen, bellen, mailen, fotograferen én administreren. Een telefoon is bij veel functies zelfs onmisbaar, zeker voor werknemers die regelmatig klanten of leveranciers bezoeken.
Een ander voordeel van een telefoon van de zaak is dat je eventuele technische problemen met je telefoon meestal niet zelf hoeft op te lossen. Zo heeft je werkgever misschien een apart IT-team klaarstaan voor dit soort zaken. Of je werkgever besteedt de opdracht uit aan een ander bedrijf.
Inhoud
Meer tonen
